1- Un coffre-fort numérique (CFN) : Qu’est-ce que c’est ?

Créé par la loi n°2016-1321 du 07/10/2016, un CFN est un service assurant la réception et le stockage digitalisé des documents RH.

A l’heure où la digitalisation s’installe dans une démarche RSE, le CFN constitue une 1ère étape pour assurer un fonctionnement en RH digitalisé et sécurisé.

Qui plus est, c’est un gain de temps pour le service RH, évitant les démarches d’envoi ou de remise en main propre des documents RH.

Pour le salarié, le CFN lui permet de conserver sur un même espace l’ensemble de ses documents RH.

2- A ce jour, les normes règlementaires applicables 

2-1- Le coffre-fort numérique (CFN)

La loi n°2016-1321, le décret n°2018-418 et le décret n°2018-853 fixent les dispositions devant être respectées. Celles-ci sont intégrées au code des postes et des communications électroniques (cf. notamment art. L137, L102 à L103, R55-1 à R55-6 et D537 à D541)

Ainsi, le service de CFN doit respecter les modalités fixées aux 1° à 5° de l’article L103 dudit code :

  • La réception, stockage, suppression et transmissions des données ou documents dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et exactitude ;
  • La traçabilité des opérations sur ces documents et la disponibilité de cette traçabilité ;
  • L’identification de l’utilisateur respectant les dispositions légales ;
  • Garantir l’accès au CFN aux tiers explicitement autorisés par l’utilisateur ;
  • Donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer les données numérisées.

Le CFN peut aussi bénéficier d’une certification établie par l’autorité nationale de la sécurité des systèmes d’information après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés et approuvé par arrêté du ministre chargé du numérique.

2-2- Les bulletins de paies (BP) électronique

En sus des dispositions précitées, il est essentiel de respecter les règles posées par la loi n° 2016-1088 du 8/08/2016 dite Loi Travail si le CFN intègre les BP électroniques.

Le salarié a la possibilité de refuser la transmission de son BP en version électronique. Mais, l’employeur n’a pas à obtenir le consentement préalable du salarié et doit simplement l’informer de la possibilité de s’y opposer 1mois avant sa mise en place.  

Le salarié peut quant à lui exprimer son refus à tout moment, qui doit être pris en compte dans un délai de 3 mois.

A noter que le refus d’un salarié ne vaut qu’individuellement. Celui-ci recevra ses BP en format papier, et les autres salariés les recevront en version électronique.

3- Comment le mettre en place au sein de votre entreprise : 

Si vous souhaitez mettre en place un CFN au sein de votre entreprise, nous vous conseillons de vous renseigner auprès du prestataire de service disposant de l’habilitation pour le CFN et de nous contacter. Quel que soit votre choix de prestataire, pensez à vérifier ses éventuels certifications, conformité avec les exigences légales et règlementaires, la sécurité des cryptages des données et process.

Afin d’éviter le refus des salariés, nous vous conseillons de réaliser un support d’information complet et tutoriel d’utilisation du CFN. Le but est de démontrer la fiabilité du processus, et de faire adhérer les salariés à ce dispositif. Une réunion d’information auprès des salariés et l’association du CSE au projet. Nous pouvons vous apporter notre expertise (avocats@ldsconseil.fr) d’autant plus que les trames des contrats de travail seront à modifier. Sachez enfin que même indiquer sur le contrat de travail, le salarié garde la possibilité de refuser.