Dans une époque où les informations circulent toujours plus rapidement et où le travail à distance devient la norme, les entreprises doivent s’adapter et intégrer la numérisation à leur mode de fonctionnement.

La justice, le gouvernement, et d’autres institutions comme la DIRECCTE et Pôle emploi favorisent la dématérialisation des documents en mettant en place des plateformes de dépôt d’accords en ligne, en permettant la saisine de juridiction en ligne, ou en adoptant des lois assorties de contraintes financières en vue d’accélérer le processus de la numérisation.

1- La numérisation intégrée dans la prévention et santé au travail

L’Accord National Interprof. du 9/12/2020 sur la santé au travail évoquait une possible numérisation. La proposition de loi du 17/02/2021, s’appuyant sur cet accord, impose la numérisation avec une plateforme regroupant un « socle de services ».

1.1. L’archivage numérique des DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels)

La numérisation des versions successives du DUERP devient la norme dans les process RH. Elles devront être mises à disposition de « toute personne présentant un intérêt à y avoir accès» (ex : salarié, inspection du travail, médecin du travail, y compris les anciens salariés) et être conservées 40 ans a minima.

Pourquoi : L’intérêt de cet archivage numérique est de favoriser la consultation des DUERP à tout moment : en cas de maladie professionnelle par exemple y compris si cette dernière se déclare des années après la fin de l’exposition des risques. Enfin, l’employeur devra pouvoir transmettre à la médecine du travail (SPSTI) les mises à jour sous support numérisé.

1.2. L’offre « Socle » déployée par le « service de prévention et de la santé au travail » (SPSTI)

Le SPSTI met à disposition – auprès des employeurs et salariés – un « socle de services » en matière de prévention des risques professionnels. L’objectif est d’harmoniser la qualité des prestations proposées par les SPSTI sur l’ensemble du territoire. C’est un Comité National ou un décret pris en Conseil d’Etat qui en définira les modalités.

L’objectif : atteindre fluidité et rapidité de transmission d’informations aux SPSTI en passant par  la numérisation et la mise à disposition d’information via l’offre « socle ».

2- La digitalisation imposée dans la gestion RH des entreprises

D’autres outils contraignent les entreprises à la digitalisation avec l’obligation de publier leurs données sociales sur des plateformes pré-paramétrées avec des algorithmes.

2.1. L’égalité professionnelle

Toute entreprise de +  50 sal.  est tenue de calculer son index professionnel et de le publier pour mettre en évidence le respect de l’égalité PRO. Calculable via le site www.travail-emploi.gouv.fr, la déclaration se fait en ligne, en suivant les liens indiqués sur le site précité. C’est assez technique et  mieux vaut se rapprocher d’un Avocat en Droit Social et RH sans compter qu’il faut rédiger chaque année un rapport comparé des données et déposer ensuite un plan d’action ou  un accord collectif  sinon .. pénalité de 1% de la masse salariale pour défaut ou non-conformité.

2.2. Le dépôt des accords collectifs en ligne

Depuis mars 2018, c’est obligatoire pour tout accord conclu à partir du 1/09//2017 (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) sous peine d’inopposabilité dudit accord.

Cela concerne les  accords collectifs, accord chômage partiel longue durée, plans d’action, accords d’adhésion / de dénonciation, PV de désaccord et certaines décisions unilatérales de l’employeur.

En revanche, n’en font pas partie, les accords d’intéressement, de participation, les plans d’épargne, les accords relatifs au PSE (ex-« plans sociaux »)

2.3. L’attestation Pôle emploi

Au 01/06/2021, une nouveauté qui va impacter les toutes petites entreprises (TPE) et les conduire à se doter de process RH de digitalisation  : Obligation de télétransmettre l’attestation Pôle emploi par voie dématérialisée au moyen soit  du logiciel de paie si l’entreprise est dans le périmètre de la déclaration sociale nominative soit via l’Espace employeur sur le site de www.pôle-emploi.fr.

Tels sont les éléments de notre analyse.

 

Article rédigé par Nelly BESSET
Avocat spécialisé en Droit Social, titulaire des spécialités suivantes :
° Droit du Travail
°Droit de la sécurité et protection sociale