La CNIL vient de diffuser sur son site 5 fiches thématiques portant sur : le recrutement et la gestion du personnel, les outils informatiques au travail, la vidéosurveillance au travail, la géolocalisation des véhicules, l’accés eux locaux et le contrôle des horaires

1. Recrutement et gestion du personnel

1.1. Quelles informations ? Pour quoi faire ?

Lors de la phase recrutement, les données collectées ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (qualification, expérience, etc.).

Dés lors, il est interdit de demander à un candidat lors de l’entretien de la sélection des candidats, son numéro de sécurité sociale. Il est également interdit de collecter des informations sur ses parents, sa fratrie,ses opinions politiques ou son appartenance syndicale.

Ce n’est qu’au moment de l’embauche du candidat, que l’employeur pourra collecter des informations complémentaires :

• pour la gestion administrative du personnel (par exemple, type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence) ;

• pour l’organisation du travail (par exemple, photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes) ;

• pour l’action sociale prise en charge par l’employeur (par exemple, les informations concernant les ayants-droit de l’employé).

1.2. Qui peut avoir accés aux informations ?

Seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent avoir accés à ces informations. Les supérieurs hiérarchiques peuvent toutefois accéder aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Les candidats comme les salariés doivent être informés préalablement de la collecte des informations. D’ailleurs ils peuvent obtenir une copie des données sur simple demande. Si le candidat ne demande pas la destruction de son dossier, l’entreprise devra les détruire dans un délai de 2 mois.

S’agissant des salariés, les données sont bien sûr conservées pendant toute la durée de la relation de travail. A l’issue de la relation de travail, certaines informations doivent être conservées (bulletins de salaire notamment).

Les délégués du personnel ont accès aux données figurant dans le registre unique du personnel (nom, nationalité,fonction occupée, date d’entrée dans l’organisme, etc.).

Les autres instances (Comité d’entreprise, délégués syndicaux) peuvent obtenir certaines informations pour exercer leurs missions. Par exemple, l’employeur peut transmettre au Comité d’entreprise (CE), après information des employés, des données sur ceux qui ne s’y sont pas opposés. Ces informations permettront au CE de proposer des activités et des prestations adaptées. Les organisations syndicales peuvent, après accord avec l’employeur, adresser aux employés des messages d’information syndicale par courrier électronique. Les employés peuvent s’y opposer à tout moment.

1. 3. Quelles garanties pour la vie privée ?

L’employeur doit informer les instances représentatives du personnel avant d’utiliser des techniques d’aide au recrutement ou des fichiers de gestion du personnel.

Les candidats comme les employés doivent être informés :

de l’identité du responsable du fichier (cabinet de recrutement ou service des ressources humaines),
de l’objectif poursuivi (gestion des candidatures ou gestion du personnel),
du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse,
des destinataires des informations (autres cabinets de recrutements, par exemple),
des conditions d’exercice de leurs droits d’opposition (pour motif légitime), d’accès et de rectification.

Aucune information concernant un employé ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement porté à sa connaissance.

Sur simple demande et sans avoir à la motiver, un candidat ou un employé peut obtenir une copie des données qui le concernent (recrutement, historique de carrière, rémunération, évaluation des compétences, dossier disciplinaire…).

Une fois l’employé parti, certaines informations doivent être conservées par l’employeur sur un support d’archive (par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie).

1.4. Quelle formalité CNIL ?

Les fichiers mis en oeuvre dans le cadre du recrutement doivent être déclarés à la CNIL (déclaration normale), ainsi que ceux relatifs à la gestion du personnel (déclaration simplifiée de conformité à la norme n° 46 ou déclaration normale).

Un système qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ne peut pas être opposé aux employés.

Si l’organisme a désigné un Correspondant informatique et libertés (CIL), aucune formalité n’est nécessaire auprès de la CNIL, le CIL devant noter ces dispositifs dans son registre.

2. Les outils informatiques au travail

Une utilisation personnelle de ces outils est tolérée par les tribunaux si elle reste raisonnable et n’affecte pas la sécurité des réseaux ou la productivité. C’est à l’employeur de fixer les contours de cette tolérance et d’en informer ses employés.

2.1. Le contrôle de l’utilisation d’Internet et de la messagerie : dans quel but ?

L’employeur peut contrôler et limiter l’utilisation d’internet (dispositifs de filtrage de sites, détection de virus…) et de la messagerie (outils de mesure de la fréquence des envois et/ou de la taille des messages, filtres « anti-spam »…)

Ce contrôle a pour objectif :

D’assurer la sécurité des réseaux qui pourraient subir des attaques (virus, cheval de troie…)
De limiter les risques d’abus d’une utilisation trop personnelle d’internet ou de la messagerie (consultation de sa messagerie personnelle, achats de produits, de voyages, discussions sur les réseaux sociaux…).

Par défaut, les courriels ont un caractère professionnel. L’employeur peut les lire, tout comme il peut prendre connaissance des sites consultés, y compris en dehors de la présence de l’employé.

2.2. Quelles garanties pour la vie privée ?

L’employeur ne peut pas recevoir en copie automatique tous les messages écrits ou reçus par ses employés, c’est excessif.

Les « keyloggers » permettent d’enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur. Sauf circonstance exceptionnelle liée à un fort impératif de sécurité, ce mode de surveillance est illicite. Les logs de connexion ne doivent pas être conservés plus de 6 mois.

Un employé a le droit, même au travail, au respect de sa vie privée et au secret de ses correspondances privées. Un employeur ne peut pas librement consulter les courriels personnels de ses employés, même s’il a interdit d’utiliser les outils de l’entreprise à des fins personnelles. Pour qu’ils soient protégés, les messages personnels doivent être identifiés comme tels, par exemple :

en précisant dans leur objet « Personnel » ou « Privé »
en les stockant dans un répertoire intitulé « Personnel » ou « Privé ».

Les marque-pages, « favoris » ou « bookmark » du navigateur ne constituent pas un espace personnel ou privé. Ajouter un site internet à ses « favoris » ne limite donc pas le pouvoir de contrôle de l’employeur. Les courriers ne seront pas considérés comme personnels du simple fait de leur classement dans le répertoire « mes documents » ou dans un dossier identifié par les initiales de l’employé.

Cette protection n’existe plus si une enquête judiciaire est en cours (par exemple, si l’employé est accusé de vol de secrets de l’entreprise) ou si l’employeur a obtenu une décision d’un juge l’autorisant à accéder à ces messages.

En cas de litige, il appartient aux tribunaux d’apprécier la régularité et la proportionnalité de l’accès par l’employeur à la messagerie. L’employeur peut ainsi demander au juge de faire appel à un huissier qui pourra prendre connaissance des messages de l’employé.

Par défaut, les fichiers ont un caractère professionnel et l’employeur peut y accéder librement. Lorsque les fichiers sont identifiés comme personnels, l’employeur peut y accéder :

en présence de l’employé ou après l’avoir appelé
en cas de risque ou évènement particulier, qu’il appartient aux juridictions d’apprécier.

Les identifiants et mots de passe (session Windows, messagerie…) sont confidentiels et ne doivent pas être transmis à l’employeur. Toutefois, si un employé absent détient sur son poste des informations indispensables à la poursuite de l’activité, son employeur peut exiger la communication de ses codes si l’administrateur réseau n’est pas en mesure de fournir l’accès au poste.

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant la mise en oeuvre d’un dispositif de contrôle de l’activité. Chaque employé doit être notamment informé :

Des finalités poursuivies,
Des destinataires des données,
De son droit d’opposition pour motif légitime,
De ses droits d’accès et de rectification.

Cette information peut se faire au moyen d’une charte, annexée ou non au règlement intérieur, d’une note individuelle ou d’une note de service…

2.3. Quelle formalité CNIL ?

La mise à disposition d’outils informatiques sans contrôle individualisé de l’activité doit être déclarée à la CNIL (déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée n° 46 ou déclaration normale).

S’il existe un contrôle individualisé (analyse des relevés de connexion poste par poste, calcul du temps passé sur internet…), il faut procéder à une déclaration normale auprès de la CNIL.

Un système qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ne peut pas être opposé aux employés. Si l’organisme qui a mis en place l’un de ces dispositifs a désigné un Correspondant informatique et libertés (CIL), aucune formalité n’est nécessaire auprès de la CNIL, le CIL devant les noter dans son registre.

2.4. Quelles formalités ?

Les formalités à accomplir peuvent varier en fonction des lieux qui sont filmés.

Si les caméras filment un lieu non ouvert au public (lieux de stockage, réserves, zones dédiées au personnel comme le fournil d’une boulangerie), le dispositif doit être déclaré à la CNIL. Une déclaration doit être effectuée pour chaque site ou établissement équipé. Un système qui n’aurait pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ne peut être opposé aux employés.

Si l’organisme qui a mis en place des caméras a désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL), aucune formalité n’est nécessaire auprès de la CNIL, le CIL devant noter ce dispositif dans son registre.

Si les caméras filment un lieu ouvert au public (espaces d’entrée et de sortie du public, zones marchandes, comptoirs, caisses), le dispositif doit être autorisé par le préfet du département . Le formulaire peut être retiré auprès des services de lapréfecture du département ou téléchargé sur le site du ministère de l’Intérieur. Il peut également être rempli en ligne sur le site : https://www.televideoprotection.interieur.gouv.fr.

Les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d’installer des caméras.

2.5. Quelle information ?

Les personnes concernées (employés et visiteurs) doivent être informées, au moyen d’un panneau affiché de façon visible dans les locaux sous vidéosurveillance :

de l’existence du dispositif,
du nom de son responsable,
de la procédure à suivre pour demander l’accès aux enregistrements visuels les concernant.

De plus, chaque employé doit être informé individuellement (au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple).

3. La vidéosurveillance-vidéoprotection au travail

Des caméras peuvent être installées sur un lieu de travail à des fins de sécurité des biens et des personnes, à titre dissuasif ou pour identifier les auteurs de vols, de dégradations ou d’agressions.

3.1. Quelles précautions prendre lors de l’installation du dispositif ?

Les caméras peuvent être installées au niveau des entrées et sorties des bâtiments, des issues de secours et des voies de circulation. Elles peuvent aussi filmer les zones où de la marchandise ou des biens de valeur sont entreposés.

Elles ne doivent pas filmer les employés sur leur poste de travail, sauf circonstances particulières (employé manipulant de l’argent par exemple, mais la caméra doit davantage filmer la caisse que le caissier ; entrepôt stockant des biens de valeurs au sein duquel travaillent des manutentionnaires).

En effet, sur le lieu de travail comme ailleurs, les employés ont droit au respect de leur vie privée.

Les caméras ne doivent pas non plus filmer les zones de pause ou de repos des employés, ni les toilettes. Si des dégradations sont commises sur les distributeurs alimentaires

par exemple, les caméras ne doivent filmer que les distributeurs et pas toute la pièce.

Enfin, elles ne doivent pas filmer les locaux syndicaux ou des représentants du personnel, ni leur accès lorsqu’il ne mène qu’à ces seuls locaux.

3.2. Qui peut consulter les images ?

Seules les personnes habilitées et dans le cadre de leurs fonctions peuvent visionner les images enregistrées (par exemple : le responsable de la sécurité de l’organisme).

Ces personnes doivent être particulièrement formées et sensibilisées aux règles de mise en oeuvre d’un système de vidéosurveillance.

3.3. Pendant combien de temps conserver les images ?

La conservation des images ne doit pas excéder un mois.

En règle générale, conserver les images quelques jours suffit à effectuer les vérifications nécessaires en cas d’incident, et permet d’enclencher d’éventuelles procédures disciplinaires ou pénales. Si de telles procédures sont engagées, les images sont alors extraites du dispositif (après consignation de cette opération dans un cahier spécifique) et conservées pour la durée de la procédure.

Lorsque c’est techniquement possible, une durée maximale de conservation des images doit être paramétrée dans le système. Elle ne doit pas être fixée en fonction de la seule capacité technique de stockage de l’enregistreur.

4. Géolocalisation des véhicules des salariés

4.1. Dans quels buts est ce autorisé ?

Des dispositifs de géolocalisation peuvent être installés dans des véhicules utilisés par des employés pour :

Suivre et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule. (exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie )
Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge. ( un commercial transportant des échantillons de grande valeur dans son véhicule )
Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence. (exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident )
Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être opéré par d’autres moyens.
Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en oeuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.

Un dispositif de géolocalisation installé dans un véhicule mis à la disposition d’un employé ne peut pas être utilisé :

Pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
Pour contrôler un employé en permanence. En particulier, il ne peut pas être utilisé dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (par exemple :VRP).
Pour suivre les déplacements des représentants dupersonnel dans le cadre de leur mandat.
En dehors de son temps de travail, lorsque l’employé est autorisé à utiliser son véhicule à des fins privées.
Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif est déjà en place.

4.2. Quelles garanties pour la vie privée ?

Les employés peuvent s’opposer à l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel, dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales

posées par la CNIL ou d’autres textes. Les employés doivent être informés de l’installation de ce dispositif. Ils doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées par l’outil (dates et heures de circulation, trajets effectués, etc).

L’accès aux informations du dispositif de géolocalisation doit être limité aux services concernés et à l’employeur.

4.3. Y a t-il des normes de sécurité préalable

Pour éviter notamment que des personnes non autorisées n’accèdent aux informations du dispositif, il est impératif de prendre des mesures de sécurité. Par exemple, l’accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe.

Une durée de conservation limitée existe : Les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois. Toutefois, elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen.

Enfin, elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés.

Chaque employé doit être par ailleurs informé :

des finalités poursuivies,
des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation,
de son droit d’opposition pour motif légitime,
de ses droits d’accès et de rectification.

Cette information peut se faire au moyen d’un avenant au contrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

4.4. Quelle formalité CNIL ?

Un dispositif de géolocalisation installé dans les véhicules mis à disposition des salariés doit être déclaré à la CNIL (déclaration simplifiée de conformité à la norme n° 51 oudéclaration normale).

Un système qui n’a pas fait l’objet d’une déclaration à la CNIL ne peut être opposé aux employés.

5. L’accès aux locaux et le contrôle des horaires

L’employeur peut mettre en place des outils – y compris biométriques de contrôle individuel de l’accès pour sécuriser :

l’entrée dans les bâtiments,
les locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation.

Ces dispositifs peuvent concerner les employés comme les visiteurs.

Des dispositifs non biométriques peuvent également être utilisés pour gérer les horaires et le temps de présence des employés

5.1. Quelles garanties pour la vie privée ?

Le système mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux.

Le dispositif ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, ou être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation.

5.2. Qui peut accéder aux données ?

Les informations ne sont accessibles qu’aux membres habilités des services gérant le personnel, la paie, ou la sécurité.

L’employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécurité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes qui n’ont pas qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance. Ainsi, il doit prévoir des habilitations pour les accès informatiques avec une traçabilité des actions effectuées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour quoi faire).

5.3. Quelle durée de conservation ?

Les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement.
Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, doivent être conservées pendant 5 ans.

Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer un dispositif de contrôle des horaires ou d’accès aux locaux.

Chaque employé doit être notamment informé :

des finalités poursuivies,
des destinataires des données issues du dispositif,
de son droit d’opposition pour motif légitime,
de ses droits d’accès et de rectification.

Cette information peut se faire au moyen d’un avenant aucontrat de travail ou d’une note de service, par exemple.

5.4. Quelle formalité CNIL ?

pour les dispositif sans biométrie , le contrôle d’accès et le contrôle des horaires peuvent faire l’objet d’un engagement de conformité à la norme simplifiée n° 42 (déclaration simplifiée). Les dispositifs qui n’entrent pas dans le cadre de cette norme doivent faire l’objet d’une déclaration normale.

pour les dispositifs avec biométrie, le contrôle d’accès biométrique peut faire l’objet d’un engagement de conformité (déclaration simplifiée) aux autorisations uniques suivantes :

l’autorisation unique n° AU-007 (reconnaissance du contour de la main),
l’autorisation unique n° AU-008 (reconnaissance de l’empreinte digitale exclusivement enregistrée sur un support individuel détenu par la personne),
l’autorisation unique n° AU-019 (reconnaissance du réseau veineux des doigts de la main).

Si le dispositif n’est pas conforme à l’une de ces autorisations uniques, il est possible de demander une autorisation spécifique. La CNIL examine au cas par cas les demandes qui lui sont adressées afin de déterminer si, au regard des éléments du dossier, le dispositif est proportionné ou non à la finalité.

6. Les textes de référence

Le code civil : Article 9 (protection de l’intimité de la vie privée)
Le code du travail : Article L1121-1 (droits et libertés dans l’entreprise), Article L1222-3, L 1221-9 et L. 1222-4 (information des employés), Article L2323-32 (information/consultation du comité d’entreprise)
Le code pénal : Articles 226-1 et suivants (protection de la vie privée), Articles 226-16 et suivants (atteintes aux droits des personnes résultant des traitements informatiques)
Le code de la sécurité intérieure : article L 223-1 et suivants (lutte contre le terrorisme) et article L 251-1 et suivants
La loi du 6 janvier 1978
Délibérations de la CNIL : Norme simplifiée n° 46 http://www.cnil.fr/en-savoir-plus/deliberations/deliberation/delib/169/

La cybersurveillance des salariés : Les enjeux, les limites, les droits et devoirs des employeurs