Le retard dans la remise du courrier de convocation à un entretien préalable rend la procédure irrégulière quel que soit les circonstances

1. Le délai de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre de convocation et l’entretien préalable s’il n’est pas respecté y compris en raison des retards postaux, rend la procédure irrégulière

La Cour d’appel de Douai, dans un arrêt du  28 octobre 2011 rappelle que le délai de 5 jours ouvrables devant séparer la présentation de la lettre de convocation et l’entretien préalable au licenciement doit être respecté par l’employeur. A défaut, la procédure de licenciement est irrégulière.

En l’espèce ce délai n’avait pas été respecté du fait d’un retard généré par la perte du courrier par la Poste.

La Cour d’Appel a estimé que la procédure de licenciement est très stricte et le non-respect des délais par l’employeur rend la procédure irrégulière quel que soit les circonstances.

Dans cette affaire, dans le cadre d’un licenciement, l’employeur convoque le salarié à un entretien préalable, par lettre recommandée. La lettre est postée le 9 octobre, l’entretien devant se dérouler le 20 octobre. Cependant, elle n’est présentée à la salariée que le 28 octobre, la lettre ayant été égarée par la Poste. Le délai de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre de convocation et l’entretien préalable n’a donc pas été respecté en raison des retards postaux.

La cour d’appel n’en tient pas compte et considère que l’employeur n’a pas respecté ses obligations et, qu’en tout état de cause, “l’égarement de la lettre de convocation par la Poste n’est pas susceptible de l’en dispenser”. La procédure de licenciement est donc irrégulière et l’employeur est condamné à verser 500 € à la salariée qui a moins de 2 ans d’ancienneté.

 2. Que faire pour prévenir cette situation ?

Cette décision est sévère pour l’employeur. En effet, il est en général sanctionné lorsqu’il a mis le salarié dans l’impossibilité de se rendre à l’entretien de façon intentionnelle. Or en l’espèce, il n’y était pour rien, ne pouvant prévoir à l’avance que la lettre recommandée serait égarée.

La seule façon d’éviter un tel désagrément est de prévoir éventuellement un deuxième envoi recommandé lorsque le premier n’a pas été reçu (grève de la poste, avis de réception non reçu…), en modifiant bien évidemment la date de l’entretien préalable. La convocation peut également être remise au salarié en main propre contre décharge. Par ailleurs, la Cour de cassation autorise que la lettre de convocation à l’entretien préalable soit envoyée par Chronopost (arrêt du 8 février 2011, n° 09-40.027), par voie d’huissier (arrêt du 30 mars 2011, n° 09-71.412), mais en aucun cas par télécopie ou fax (arrêt du 13 septembre 2006, n° 04-45.698).