DOETHLes entreprises d’au moins 20 salariés sont tenus d’établir une déclaration sur l’emploi des personnes handicapées (DOETH,) au plus tard le 31 mars 2013 pour une déclaration papier et au plus tard le 30 avril 2013 pour une déclaration en ligne. Celle-ci doit être transmise dorénavant à l’AGEFIPH et non plus à la DIRECCTE (décret n° 2012-1354 du 4 décembre 2012).

 Le défaut de déclaration est passible de la pénalité financière applicable au non-respect de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés.

 En revanche, il n’est plus utile de transmettre avec la déclaration les pièces justificatives nécessaires au contrôle. L’employeur est seulement tenu de les conserver.

L’arrêté du 14 décembre 2012 (JO 26 décembre) a  précisé les modalités d’envoi par l’employeur de la DOETH.

 1 – Quels sont les employeurs concernés ?

Cela concerne les employeurs du secteur privé et les établissements publics à caractère industriel et commercial employant au moins 20 salariés au 31 décembre 2012(C. trav., art. L. 5212-1) avec un calcul de l’effectif d’assujettissement réalisé conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail.

 Les entreprises comportant des établissements dotés d’une autonomie de gestion  doivent faire une déclaration pour chaque établissement employant au moins 20 salariés.

 Les entreprises et établissements nouveaux, ainsi que ceux qui franchissent le seuil de 20 salariés, disposent de trois ans pour se mettre en conformité avec la loi .

 Si un établissement a reçu le formulaire de DOETH alors qu’il n’est pas assujetti, il doit tout de même le remplir pour informer l’Agefiph de sa situation.

 2- Comment et quand effectuer la déclaration ?

 2.1. Déclaration papier

 La déclaration comporte :

  •  un imprimé de la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés, décrivant les actions menées par l’employeur en faveur de l’emploi des personnes handicapées  ;
  • le cas échéant, les annexes suivantes : la liste nominative des salariés bénéficiaires employés par l’établissement en 2012, la liste nominative des stagiaires handicapés accueillis par l’établissement en 2012, la liste des contrats de fournitures, de sous-traitance ou de prestations de services conclus par l’établissement avec le secteur protégé en 2012 et la liste des dépenses déductibles engagées par l’établissement en 2012.

 Le formulaire et les annexes sont disponibles sur le site internet de l’Agefiph (www.agefiph.fr), avec une notice explicative pour les remplir, ou sur le site du ministère du Travail (www.travail-emploi.gouv ; rubrique « formulaires »).

 Les employeurs peuvent ne pas utiliser directement le formulaire DOETH, mais le reconstituer informatiquement en intégrant la sortie à leur système de gestion du personnel. Pour ce faire, ils doivent respecter les conditions suivantes :

  •  l’image du formulaire reconstitué doit être identique à celle du document original, ainsi que le code-barres ;
  • le format doit être le même que celui du document original ;
  • l’employeur doit adresser à l’Agefiph un exemplaire du formulaire reconstitué et en conserver un ;
  • le nom de la personne à joindre pour toutes précisions éventuelles doit être mentionné.

  2.2.Déclaration en ligne

 La DOETH peut également se faire sur internet, sur le site du ministère du Travail, à l’adresse suivante : www.teledoeth.travail.gouv.fr. Toutefois, la déclaration en ligne est réservée aux établissements ayant déjà effectué une DOETH (papier ou internet) en 2012.

 La télédéclaration permet également de calculer automatiquement le montant de l’éventuelle contribution due à l’Agefiph et de la payer (prélèvement bancaire à compter du 15 mai 2013).

 2.3. Allégement des formalités

 L’employeur n’a plus à envoyer les pièces justificatives relatives notamment à la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi (reconnaissance de travailleur handicapé…), aux contrats de travail et bulletins de paie, factures, justifications permettant de calculer l’équivalence entre les contrats de sous-traitance conclus et le nombre de bénéficiaires de l’obligation d’emploi, aux justifications des minorations appliquées à la contribution, etc.

Néanmoins, il doit les conserver pendant cinq ans, l’Agefiph ou la Direccte pouvant lui en demander copie aux fins de contrôle (C. trav., art. R. 5212-2-1).

 2.4. Information du CE ou DUP ou DP

La DOETH doit être portée à la connaissance du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel, à l’exception de la liste nominative des bénéficiaires de l’obligation d’emploi (C. trav., art. R. 5212-4).

 2.5 . La date d’envoi de la DOETH

 À titre dérogatoire, la DOETH pour l’année 2012 doit être adressée par l’employeur :

  •   au plus tard le 31 mars 2013 pour la déclaration papier. La déclaration doit être envoyée par pli recommandé avec accusé de réception, à l’attention de la direction générale de l’Agefiph, à l’adresse suivante : Agefiph – DOETH et contribution, TSA 40010, 92226 Bagneux Cedex. ;
  • au plus tard le 30 avril 2013 pour la déclaration en ligne.

 Selon l’Agefiph, cette dérogation s’applique aussi au versement de la contribution due au titre de 2012, de sorte que les dates de déclaration et de versement restent alignées.

 Les employeurs devront effectuer leur DOETH et leur versement de contribution au titre de l’année 2013 au plus tard le 1er mars 2014.

 3- Quelles informations  dans la DOETH ?

 Outre l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement, l’employeur doit indiquer dans la déclaration annuelle selon quelles modalités il s’est acquitté de son obligation d’emploi en 2012.

 3.1. L’employeur doit donner les informations complètes sur l’emploi des handicapés

 lorsque  l’employeur a employé des personnes handicapées en 2012, il doit annexer  la  liste nominative des salariés bénéficiaires à la déclaration.

 Pour déterminer le nombre de personnes employées, chaque personne handicapée, quelle que soit la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat aidé, etc.), est prise en compte à due proportion de son temps de présence dans l’établissement.Le salarié handicapé est également pris en compte en fonction de son temps de travail. Si celui-ci est au moins égal à la moitié de la durée légale ou conventionnelle de travail, le salarié compte pour une unité. S’il est inférieur à un mi-temps, le salarié vaut pour 0,5 unité. Est également prise en compte la validité de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).

 3.2. L’employeur doit faire l’inventaire des contrats signés avec le secteur protégé

 lorsque l’employeur a signé en 2012 des contrats de fournitures, de sous-traitance ou de prestations de service ou de mise à disposition de travailleurs avec des entreprises adaptées (EA), des centres de distribution de travail à domicile (CDTD) ou des établissements ou services d’aide par le travail (Esat) agréés, il doit dresser la liste des contrats conclus avec le secteur protégé  etla joindre  à la déclaration.

 Il doit y indiquer le montant de chaque contrat passé, ainsi que l’unité associée. Les modalités de calcul des unités diffèrent selon la nature du contrat :

  •  pour les contrats de sous-traitance, de fournitures, de prestations de service, l’unité est obtenue de la manière suivante : (prix HT des fournitures, travaux ou prestations) – (coût des matières premières, des produits, matériaux de consommation et des frais de vente)/2 000 smic horaire (au 31 décembre 2012) ;
  • pour les contrats de mise à disposition de bénéficiaires par des EA, CDTD ou des Esat : (prix HT des fournitures, travaux ou prestations) – (coût des matières premières, des produits, matériaux de consommation et des frais de vente)/16 00 smic horaire.

 Si l’employeur a conclu plusieurs contrats, il doit additionner les montants et les unités de chacun et reporter le résultat total dans la déclaration (le nombre total des unités doit être arrondi deux chiffres après la virgule).

 3.3. L’employeur doit indiquer s’il a acceuilli des travailleurs handicapés

 Lorsque l’employeur a accueilli des stagiaires handicapés en 2012, il doit l’indiquer dans  la déclaration. Pour calculer le nombre d’unités résultant du stage, l’employeur doit diviser le nombre d’heures du stage par la durée annuelle du travail applicable dans l’établissement (en heures). En cas d’accueil de plusieurs stagiaires, les unités sont additionnées, le total devant être reporté sur la déclaration.

 3.4. Cas ou l’employeur applique  un accord sur les handicapés 

 Dans ce cas, l’employeur doit le mentionner dans la déclaration et le communiquer à l’Agefiph.

De même, l’employeur devra indiquer sur papier libre l’ensemble des actions effectuées dans l’année en application de l’accord, notamment le flux d’embauche et de sortie des travailleurs handicapés, le nombre d’heures de formation suivies par ces derniers et le coût des actions.

 3.5. L’employeur doit calculer le montant de sa contribution à l’AGEFIPH

  Le calcul de la contribution tient compte :

  •  de la taille de l’entreprise ;
  • des minorations au titre des efforts consentis par l’employeur en matière de maintien de l’emploi ou d’embauche directe de bénéficiaires ;
  • du pourcentage de salariés occupant des « emplois exigeant des conditions d’aptitude particulières » (Ecap) ;
  • des dépenses engagées afin de favoriser l’accueil, l’insertion ou le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, sous certaines conditions.

 4- Quelles sont les sanctions du défaut de déclaration ?

 À défaut de déclaration, l’employeur est considéré comme ne satisfaisant pas à l’obligation d’emploi (C. trav., art. L. 5212-5) et encourt une pénalité (à verser au Trésor public), dont le montant est égal à 1 500 fois le smic horaire, majoré de 25 %, multiplié par le nombre de bénéficiaires manquants.

Le smic de référence est celui en vigueur au 31 décembre 2012, soit 9,40 €.

 Cette pénalité n’est pas encourue en cas de dépôt tardif de la déclaration (CE, 26 mars 1999, n° 190.254), sauf si l’employeur n’est pas non plus à jour de son obligation d’emploi lors du dépôt de la déclaration (TA Pau, 27 mars 2003, n° 01-1912).

 L’employeur encourt également une pénalité s’il ne répond pas aux demandes de pièces justificatives de la part de l’Agefiph ou de la Direccte.