En période de surcroît d’activité, l’embauche de salariés occasionnels peut s’avérer nécessaire : petit rappel d’obligations.
Confrontés à une période de surcroît d’activité pour laquelle le personnel de l’entreprise ne suffit pas, vous souhaitez embaucher des salariés occasionnels.
L’Urssaf, dans un document d’information synthétique, rappelle quelles sont vos obligations en tant qu’employeur.
1. Quelles obligations ?
Une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être effectuée auprès de l’Urssaf dans les 8 jours précédant la prise de fonction du salarié, et ce pour toute embauche, même en « extra ».
Cette formalité peut être effectuée en ligne sur https://mon.urssaf.fr ou sur www.net-entreprises.fr. Un contrat de travail doit être établi avec copie au salarié. Ce dernier doit être inscrit sur le registre du personnel et un bulletin de paie comprenant notamment le nombre exact d’heures travaillées doit lui être remis.
Embauchez et gérez votre personnel en toute simplicité avec le titre emploi service entreprise (Tese)
Ce titre s’adresse aux entreprises :
- jusqu’à 9 salariés pour la gestion de l’ensemble du personnel,
- de plus de 9 salariés pour la gestion des occasionnels effectuant un maximum de 700 heures ou 100 jours, consécutifs ou non, par année civile.
Comment bénéficier de ce service gratuit ?
1. adhérez au dispositif sur www.letese.urssaf.fr. L’Urssaf vous conseille d’anticiper cette démarche en adhérant dès aujourd’hui. Cela ne vous engage pas. Si votre projet d’embauche se concrétise, vous pourrez alors utiliser ce service immédiatement.
2. déclarez votre salarié via le volet « identification du salarié » (appelé « contrat » sur le site) pour toute embauche. Ce document sert de DPAE et contrat de travail.
3. déclarez sa rémunération via le volet social pour communiquer les données nécessaires à l’établissement du bulletin de paie.
4. Votre Centre Tese (coordonnées disponibles sur le site www.letese.urssaf.fr) calcule pour vous les cotisations et contributions dues en tenant compte des éventuelles exonérations applicables,établit les bulletins de paie qu’il transmet à votre salarié ainsi qu’à vous-même, effectue la DADS et vous transmet les états récapitulatifs nécessaires à votre comptabilité, le montant de la masse salariale brute annuelle, l’attestation fiscale de votre salarié…
Pour en savoir plus rendez-vous sur le site www.letese.urssaf.fr
2. Ce qu’il faut retenir sur le travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié
L’absence de DPAE, de bulletins de paie ou le fait de mentionner sur ce dernier un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli, l’emploi sous un faux statut, ou les déclarations sociales non accomplies, peuvent être considérés comme étant du travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié et sont passibles de sanctions. Sanctions pénales à l’encontre de la personne physique :
- 3 ans d’emprisonnement et/ou amende de 45 000 € (peines doublées en cas de récidive et majorées en cas d’emploi dissimulé d’un mineur), à l’encontre de la personne morale,
- amende de 225 000 €,
- dissolution et fermeture de l’établissement.
Des sanctions financières sont encourues. Elles s’appliquent aux 5 années civiles qui précèdent la constatation de l’infraction et à l’année en cours :
- rappel des cotisations, impôts et taxes dus, avec application de majorations et pénalités sans bénéfice des mesures de réduction ou d’exonération de cotisations,
- évaluation forfaitaire minimale de 6 fois le Smic mensuel par salarié dissimulé
- remboursement des aides, réductions et exonérations de cotisations indûment perçues,
- refus des aides à l’emploi ou à la formation professionnelle jusqu’à 5 ans,
- le salarié dissimulé dont le contrat est rompu, peut prétendre à une indemnité minimale de 6 mois de salaire.
D’autres sanctions peuvent être prononcées :
- publication du jugement au frais de l’employeur,
- confiscation des outils de production et des stocks,
- interdiction de concourir à des marchés publics pendant 5 ans,
- le cas échéant, fermeture administrative prononcée sous certaines conditions par le préfet.
Les documents devant être mis à disposition immédiate de l’agent vérificateur en cas de contrôle sont les suivants :
- justification de déclaration d’activité,
- récépissés des DPAE,
- registre unique du personnel,
- contrats de travail,
- bulletins de paie.
Document synthétique d’information Urssaf du 3 juillet 2012