Entre :
- Le décret n°2022-1299 du 07/10/2022 sur la facturation électronique
- Et le décret n°2023-262 du 12/04/2023 qui limite le pouvoir de l’URSSAF sur le traitement des données de l’entreprise dans le cadre des investigations sur support dématérialisé
Plus aucun doute : le changement vers la dématérialisation, c’est maintenant !
1- L’introduction en marche forcée de l’e-invoicing ou facturation électronique
L’ordonnance 2021-1190 du 15/09/2021 impose la facturation électronique à court terme: Le décret n°2022-1299 du 07/10/2022 prévoit son déploiement le 01/07/2024 :Toute entreprise établie en France devra accepter les factures électroniques, et les très grandes devront également les émettre électroniquement ; avec une généralisation actée au 01/01/2026.
Que signifie l’échange des factures électroniques ? Pas seulement une automatisation des factures mais un passage obligé par une plateforme contrôlée/l’administration fiscale (portail Chorus Pro ou toute autre plateforme accréditée en amont par elle) ; un avant-goût pour un applicatif à venir à d’autres domaines comme la BDESE (base de données économiques sociales et environnementales) ?
Si l’objectif affiché des plateformes est la compétitivité, cela soulève tout de même des questions sur la sécurisation et contrôle de ces échanges dématérialisés: Jusqu’où ira le pouvoir de l’administration ? les hackers ?
2- la sécurisation des documents dématérialisés lors des contrôles opérés par l’URSSAF
Pour apporter des «garanties supplémentaires aux cotisants», le décret n°2023-262 du 12/04/2023 renforce leurs droits officiellement face à l’URSSAF, organisme référencé pour effectuer les contrôles dans les entreprises.
Outre l’allongement à 30 jours du délai de prévenance, la limitation à 3 mois de la durée des contrôles des petites entreprises, l’agent de l’URSSAF ne pourra plus librement choisir d’examiner les données/documents dématérialisés de l’entreprise : Sur son propre matériel informatique ou sur celui de la personne contrôlée. Dorénavant, excepté le cas du travail dissimulé, pour accéder à ces documents via son propre matériel professionnel, il devra respecter une procédure préalable spécifique plus contraignante a priori :
- Une obligation préalable d’information auprès de la personne contrôlée
- Un délai de 15 jours de réponse pour accepter/refuser à l’URSSAF l’option d’utiliser son propre matériel informatique :
- En cas d’acceptation, récupération par l’URSSAF des copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle
- En cas de refus écrit, le cotisant traite les données lui-même ou autorise l’agent de l’URSSAF à procéder aux opérations de contrôle sur le matériel de l’entreprise
Et concernant la confidentialité des copies transmises ? Elles seront « détruites au plus tard à la date soit de l’envoi de la mise en demeure soit de la communication des observations ne conduisant pas à redressement ou de la notification d’un solde créditeur ».
Cette question de confidentialité est d’autant plus importante que l’entreprise pourrait être amenée à transmettre la copie de sa base de données économiques et sociales (BDESE). Or, ce document papier ou numérique, obligatoire dans les entreprises de +50 salariés, regroupe nombre de données sensibles (orientations stratégiques, documents comptables et financiers, bilan social…).
L’URSSAF se doit d’afficher sa transparence et performance sur la gestion des informations désormais vulnérables car dématérialisées.
