La Cnil s’inquiète de la protection des données personnelles (1). La Loi n° 2023-171 du 9/03/23 intègre la directive (UE) 2019/1152 qui renforce la transparence des infos pour le salarié recruté (2).
1- Nouveau guide de la CNIL sur le traitement des données personnelles lors du recrutement
Pas moins de 19 fiches ont été élaborées par la CNIL sur le traitement des infos personnelles des candidats (https://www.cnil.fr/fr/le-guide-du-recrutement):
- Quid ? « traitement des données à caractère personnel » (Fiche 1)
- données pouvant être collectées/le recruteur (Fiche 5)
- Durée de conservation (Fiche 9)
- Etc.
1.1.Les données pouvant être collectées
Seules les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires pour apprécier la capacité du candidat à occuper le poste sont à collecter. Cela exclut dans la phase «examen candidature» :
- N° de SS (même si le logiciel RH prévoit la saisie dans ses paramètres)
- Des info. sur la famille/s’il souhaite avoir des enfants
- Ses mensurations (sauf poste particulier)
1.2. En pratique, tout ce qui est collecté est tracé avec une méthodologie :
Il s’agit de respecter le RGPD dans les phases de collecte, consultation, conservation, communication, suppression des info. personnelles, càd se rapportant à une personne physique directement ou indirectement identifiée ou identifiable (expérience, formation), y compris les infos déduites par le recruteur (comptes-rendus des entretiens, résultats des tests réalisés).
Et ce, quel que soit le support (papier ou numérisé…), le moyen de les obtenir (entretien, internet…).
1.3. Modalités du traitement des infos collectées : Nécessité de respecter la Loi « Informatique et Libertés (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978) dans sa nouvelle version RGPD
- Les infos traitées doivent l’être de manière licite, loyale et transparente
- Les données collectées sont à conserver pour des finalités déterminées, explicites et légitimes
- La durée de conservation doit être strictement nécessaire à l’objectif poursuivi
- Des mesures appropriées sont à prendre pour sécuriser l’accès aux données
2- La loi n° 2023-171 du 9/03/23 cadre les mentions devant figurer dans le contrat de travail
Une fois recruté, l’employeur doit transmettre par écrit au salarié qui conclut un contrat de travail les infos principales relatives à la relation de travail ; elles doivent être transparentes et prévisibles. (C. trav. art. L1221-5-1 nv).
La directive (UE) 2019/1152 en prévoit désormais 15. Outre le lieu de travail/ rémunération, elles portent sur :
- La date de fin /durée prévue de la « relation de travail à durée déterminée »
- Les modalités de la période d’essai
- Le mode de versement du salaire
- le rythme de travail
- s’il est prévisible, les modalités sur les HS et changements d’équipe
- sinon, le principe d’horaire variable, le Nbre d’heures rémunérées garanties, la rémunération au-delà, le délai de prévenance minimal avant le début d’une tâche…
- Le droit à la formation
- les organismes de sécu. percevant les cotisations sociales liées à la relation de travail et toute protection en matière de sécurité sociale fournie par lui
- Pour les salariés intérimaires : l’identité des entreprises utilisatrices
L’employeur aura 7 jours calendaires max. depuis le 1er jour de travail pour transmettre « ces infos de base » et 1 mois pour les autres informations (un arrêté devrait nous éclairer un peu plus sur cette distinction).
A noter : En cas de défaut, possibilité pour le salarié déjà en poste de réclamer les infos manquantes.
